Manejar stock en un solo depósito ya es difícil. Cuando tenés mercadería repartida entre el local, el galpón y una sucursal, el desorden se multiplica. La buena noticia es que casi todos los problemas de stock multi depósito se explican por un puñado de errores repetidos. Si los conocés, los evitás.
Estos son los 7 que vemos una y otra vez en distribuidoras argentinas, y cómo resolverlos.
1. Llevar el stock por depósito en planillas separadas
El clásico: una planilla para el local, otra para el galpón, y una tercera "consolidada" que nadie actualiza. El resultado es que nunca tenés una foto real del total. La solución es un único sistema donde cada depósito es una vista del mismo inventario, no un archivo aparte.
2. No registrar las transferencias entre depósitos
Movés diez cajas del galpón al local y nadie lo anota. A partir de ese momento, los dos depósitos quedan mal. Cada transferencia tiene que generar un movimiento que descuenta de un lado y suma del otro, de forma automática.
3. Descontar el stock a mano (o no descontarlo)
Si cada venta no descuenta el inventario sola, dependés de que alguien lo haga, y nadie lo hace siempre. El stock tiene que moverse con cada venta, compra, devolución o ajuste, en tiempo real. Así dejás de vender lo que no tenés.
4. No definir stock mínimo por producto
Sin un mínimo, te enterás de que te quedaste sin un producto cuando un cliente te lo pide y no lo tenés. Definí un stock mínimo por producto y dejá que el sistema te marque el stock crítico para reponer antes de quedarte sin nada.
5. Ignorar lotes y vencimientos
En rubros como bebidas, alimentos o limpieza, la fecha de vencimiento es plata. Si no sabés qué lote vence primero, terminás tirando mercadería o vendiéndola sobre la fecha. El sistema tiene que manejar lotes con vencimiento y avisarte qué rotar primero. Lo explicamos en detalle en la página de control de stock multi-depósito.
6. No auditar los movimientos
Cuando el stock no cierra, lo primero que preguntás es "¿qué pasó acá?". Si no tenés un registro de quién movió qué y cuándo, no hay forma de saberlo. Cada cambio de inventario tiene que quedar auditado: usuario, fecha, motivo y cantidad.
7. Hacer un solo conteo al año
El inventario anual gigante es un dolor y, encima, llega tarde: para cuando descubrís una diferencia, ya pasaron meses. Es mejor hacer conteos parciales y frecuentes por sector o por categoría, apoyándote en un sistema que ya tiene el dato teórico para comparar.
Cómo se ve cuando está bien hecho
Cuando el stock multi depósito está bien manejado, entrás al sistema y ves, de un vistazo: cuánto valor tenés en cada depósito, qué está por debajo del mínimo, qué está por vencer y cada movimiento del día. No hay planillas que cuadrar ni conteos sorpresa.
Y lo mejor: ese stock alimenta todo lo demás. La tienda online mayorista muestra solo lo disponible, la venta descuenta al instante y los reportes salen con datos reales. Es el mismo número en todos lados.
Conclusión
El stock multi depósito no se rompe por mala suerte: se rompe por planillas separadas, transferencias sin registrar, descuentos manuales y falta de mínimos, lotes y auditoría. Cerrá esos siete agujeros y tu inventario va a cerrar al peso, mes a mes.