Si tenés un mayorista, seguro fiás. Y si fiás, seguro alguna vez te quedaste mirando una planilla de Excel tratando de entender cuánto te debe un cliente, desde cuándo y si ya te pagó algo. La cuenta corriente en Excel parece gratis, pero es una de las cosas que más plata te cuesta sin que lo notes.
En esta nota te contamos por qué la planilla falla, qué tiene que tener una buena gestión de cuenta corriente y cómo pasar a un sistema sin volverte loco.
Por qué Excel no alcanza para la cuenta corriente
El Excel es genial para muchas cosas, pero la cuenta corriente de clientes no es una de ellas. Estos son los problemas que aparecen siempre:
- No se actualiza solo. Cada venta y cada pago hay que cargarlo a mano. Si te olvidás uno, el saldo queda mal para siempre.
- No avisa nada. La planilla no te dice quién se atrasó ni quién está pasado de su límite. Te enterás cuando ya es tarde.
- Se rompe fácil. Una fórmula mal copiada, una fila borrada sin querer, y los números dejan de cerrar.
- No tiene historial confiable. Cuando un cliente discute una deuda, no tenés el detalle comprobante por comprobante.
- Vive en una sola compu. Si la necesitás desde el celular o desde el depósito, no la tenés a mano.
El resultado es siempre el mismo: plata en la calle que no sabés bien cuánta es, y mora que se acumula porque nadie la está mirando en serio.
Qué tiene que tener una buena cuenta corriente
Una gestión de cuenta corriente que funcione, sea en el sistema que sea, tiene que cumplir con estos puntos:
1. Límite de crédito por cliente
A cada cliente le ponés un tope según cuánto confiás y cuánto te compra. El sistema tiene que saber, en todo momento, cuánto debe y cuánto le queda disponible. Así no le seguís vendiendo a cuenta a alguien que ya está pasado.
2. Vencimientos y plazos
No es lo mismo deber a 30 días que a 90. La cuenta corriente tiene que calcular los vencimientos según el plazo de cada cliente y mostrarte quién está al día, quién por vencer y quién en mora.
3. Bloqueo automático de morosos
Esta es la función que más cambia el juego. Si un cliente supera su límite o tiene comprobantes vencidos, el sistema lo frena solo. Tu vendedor no le puede cargar otra venta a cuenta hasta que regularice. Se acabó el "no sabía que debía".
4. Estado de cuenta claro
Cuando un cliente te discute la deuda, tenés que poder mandarle en segundos el detalle de cada comprobante y cada pago, en un PDF prolijo. Eso evita peleas y acelera el cobro.
5. Saldo en tiempo real
El saldo tiene que moverse con cada operación: una venta suma, un pago resta. No a fin de mes, no cuando alguien se acuerda de cargar la planilla. En el momento.
Cómo lo resuelve QuickMayorista
El módulo de clientes y cuenta corriente de QuickMayorista cumple con todos esos puntos sin que toques una planilla. Cada cliente tiene su ficha con saldo, límite y vencimientos; el saldo se actualiza con cada venta —en el mostrador, con un vendedor en la calle o desde la tienda online— y el sistema bloquea solo a los que se atrasan.
Además, como todo está conectado, el cliente ve su propio saldo cuando entra a tu tienda online mayorista y puede pedir contra su cuenta corriente. Si querés ver el detalle de cómo funciona, te dejamos la página del sistema de cuenta corriente para clientes.
Cómo migrar tu cuenta corriente desde Excel
Pasar del Excel al sistema es más fácil de lo que parece:
- Hacé un corte: definí una fecha y blanqueá el saldo inicial de cada cliente.
- Cargá esos saldos como apertura en el sistema.
- Definí el límite de crédito y el plazo de cada uno.
- De ahí en adelante, todas las ventas y pagos van por el sistema.
En un día tenés la cuenta corriente migrada y andando, sin volver a tocar la planilla.
Conclusión
La cuenta corriente en Excel es una bomba de tiempo: no avisa, no se actualiza sola y deja plata en la calle. Un sistema con límites, vencimientos y bloqueo de morosos convierte el fiado de un riesgo en una herramienta que controlás. Si vivís corriendo atrás de la cobranza, este es el primer lugar para poner orden.